Un mensaje de ausencia en inglés, el out of office, tiene tres piezas: que no estás, cuándo vuelves (I'll be back on...) y a quién escribir si es urgente (For urgent matters, please contact...). Con dos o tres frases basta. Abajo van cuatro modelos listos para adaptar y lo que conviene saber de cada frase.
En los modelos, sustituye lo que va entre corchetes por tus datos: [fecha] por el día que vuelves y [nombre] por la persona que te cubre, junto con su correo si quieres ponerlo.
Modelo 1: el más corto
Thank you for your email. I'm out of the office until [fecha] and will reply when I'm back.
Gracias por tu correo. Estoy fuera de la oficina hasta el [fecha] y contestaré cuando vuelva.
Sirve para una ausencia corta en la que nadie necesita una alternativa. Fíjate en when I'm back: después de when, el inglés usa presente para hablar del futuro, igual que el español usa «cuando vuelva» y no «cuando volveré».
Modelo 2: con alguien que te cubre
Thank you for your message. I'm away until [fecha] with no access to email. For urgent matters, please contact my colleague [nombre].
Gracias por tu mensaje. Estoy fuera hasta el [fecha] y sin acceso al correo. Para asuntos urgentes, ponte en contacto con mi compañero [nombre].
For urgent matters es la fórmula más habitual. También verás If your message is urgent, please contact..., que dice lo mismo de forma un poco más llana.
Modelo 3: vacaciones
Hello, I'm on holiday until [fecha] and won't be checking my email. If your message is urgent, please contact [nombre]. Otherwise, I'll get back to you when I return.
Hola, estoy de vacaciones hasta el [fecha] y no voy a mirar el correo. Si tu mensaje es urgente, ponte en contacto con [nombre]. Si no, te contestaré cuando vuelva.
On holiday va en singular y con on; lo explico en en inglés te vas de vacación, en singular. En inglés americano verás on vacation. Otherwise es «si no», «en caso contrario». Y get back to you es «volver a ponerme en contacto contigo», que en un correo equivale a «contestarte».
Modelo 4: de viaje, con acceso limitado
Thank you for your email. I'm travelling for work this week, with limited access to email. I'll reply as soon as I can.
Gracias por tu correo. Esta semana estoy de viaje de trabajo, con acceso limitado al correo. Te contestaré en cuanto pueda.
With limited access to email avisa de que quizá contestes, pero tarde. Es útil cuando no quieres prometer silencio total. Travelling se escribe con dos eles en británico; en americano es traveling.
Las frases clave, una a una
- I'm out of the office. Estoy fuera de la oficina. En la frase lleva the. Como nombre del mensaje o en el asunto, en cambio, se dice Out of office, sin artículo.
- I'm away. Estoy fuera. Más general: vale para un viaje, unas vacaciones o una baja.
- I'll be back on [fecha]. Volveré el [fecha]. Si quieres precisar, I'll be back in the office on [fecha].
- Until [fecha]. Hasta el [fecha]. Ojo: puede no quedar claro si ese día ya estás o no. Por eso conviene dar el día de vuelta con I'll be back on.
- For urgent matters, please contact [nombre]. Para asuntos urgentes, ponte en contacto con [nombre].
- I'll reply as soon as I can. Contestaré en cuanto pueda.
Errores típicos de un español en el out of office
- Escribir contact with. El verbo contact va sin preposición: please contact [nombre], no contact with.
- Escribir I'm in holidays. Es I'm on holiday, o on vacation en americano.
- Escribir I will answer to your email. Answer no lleva to: I'll answer your email. Aunque en este tipo de mensajes lo más habitual es I'll reply to your email, y reply sí lleva to.
- Escribir when I will be back. Después de when, presente: when I'm back.
- Poner demasiada información. Adónde vas o por qué no hace falta. Basta con que no estás, cuándo vuelves y a quién escribir.
Saberlo es el primer paso; que salga bien sin pensarlo se consigue diciendo la frase, partiendo del español, hasta que sale entera. Por eso creé Frasly, mi método: más de 25.000 frases que he construido yo, clase a clase, desde 1982. Haz la prueba de nivel: dos minutos y 12 frases, sin registrarte.
